Notulen Ledenvergadering Spirit 20 februari 2009

Aanwezig namens het bestuur: Beanca Hoevenaars, Colette Sterk, Cynthia van Rossum en Rien Smith.                                              

Leden/Leiding: Evelien Kleijer, Suze Goes, Annet Meijdam, Koby Meijdam,  Liset Nab, Mariel IJkelenstam, Jerry Hoegee, Suzanne Struck, Willemijn v. Reenen, Esther van Iperen en Anita Scholtens en Annelein de Ridder

Rien heet iedereen welkom op deze ledenvergadering. Het bestuur vindt het fijn dat er een goede opkomst is, meer dan op de laatste ledenvergaderingen, dit geeft moed voor een volgende.

Mededelingen Ledenadministratie:

Er zijn een aantal knelpunten te noemen nl:
* de contributie wordt gestort op het rekeningnummer van de penningmeester. (oplossing: het rekeningnummer van de penningmeester wordt van de website gehaald en wordt niet vermeld in het verenigingsboekje)
* de contributie wordt gestort op het rekeningnummer voor het kledinggeld van de jazz of andersom. (de jazz probeert al zo duidelijk mogelijk te zijn met het vermelden van het rekeningnummer, maar er wordt te snel overheen gelezen)
* Na een contributieverhoging wordt het bedrag niet aangepast. (oplossing: de contributie per incasso innen van de leden)
* Na opzegging wordt de betaling bij bank of giro niet stopgezet. (oplossing: bij een incasso zet de vereniging de contributie stil, dus op tijd!)
* Niet opzeggen bij de leiding, wel bij de ledenadministratie
* Wel opzeggen bij de leiding, niet bij de ledenadministratie
* Niet opzeggen bij de leiding, ook niet bij de ledenadministratie. (oplossing: bij een incasso zullen de mensen waarschijnlijk sneller doorgeven of  ze eraf gaan. Als de leiding een afmelding ontvangt dit altijd doorgeven aan de ledenadministratie en andersom ook)
* Na een verhuizing wordt het nieuwe adres niet doorgegeven aan de ledenadministratie.
* De ledenadministratie geeft niet snel genoeg aan de nieuwe leden door hoeveel er aan contributie moet worden betaald.  (oplossing: we gaan het e-mailadres op het inschrijfformulier vermelden, zodat er sneller gereageerd kan worden en dit is een stuk makkelijker voor de leden-
    administratie)

Mededelingen Jazz/Gym:

Annelein: zij geeft les aan de peuters en kleuters en het komt voor dat de ouders zomaar wisselen van gymzaal. (op woensdag wordt er lesgegeven in De Lingebolder en op vrijdag in gymzaal Noord), de leiding wordt hiervoor niet op de hoogte gesteld, dit werkt heel verwarrend.

Esther: De cd-speler doet het inmiddels weer, maar hij kan het ieder moment weer begeven. Mocht dit gebeuren dan mag er een nieuwe worden aangeschaft.
Het stopkontakt in het toestellenhok van De Lingebolder moet nagekeken worden, want hij knettert. Colette zal een mail sturen en dan kunnen ze op
woensdagmiddag als Annelein er is langskomen, dan krijgt zij de sleutel van het slot van de spiegels zodat ze erbij kunnen)

Vacatures:

Evelien Kleijer heeft eind vorig jaar aangegeven dat ze het jongensuur graag wil overnemen (met iemand anders). Ze heeft een mail gestuurd met haar ervaringen maar daar heeft ze geen antwoord op gekregen. Ze stuurt alsnog de mail door naar Colette. Ze is zeker bereid om haar licenties te gaan halen.

Vragen van de leden:

Evelien: komt de tumblingbaan nog?
Het geld is opgehaald tijdens een sponsorloop in 2006. Rien zegt dat het geld nog steeds opzij staat, het is bijna 1400 euro. Naar het blijkt kost een tumblingbaan ongeveer 3000 euro, dus we zijn er nog niet. Moeten hier nog meer acties voor komen?
De tumblingbaan bij DOS wordt door Bianca opgemeten, zodat we weten hoeveel ruimte er nodig is in gymzaal Noord.

50 Jaar Spirit:

Spirit bestaat in 2011 > 50 jaar, dus tijd voor een feest!
Enkele ideeen zijn:
* een gezamenlijke uitvoering met gym en jazz (democrew inhuren)
* stukje in krant zetten met een oproep voor oude foto’s of herinneringen                                                     
* kalender van Spirit en die verkopen
* proberen om een record te verbreken, bv een ketting door Leerdam
* barbecue voor alle leden
* jubileumbijdrage vragen aan de leden

Er moet in ieder geval een jubileumcommissie worden opgericht. We zullen in onze eerstvolgende bestuursvergadering de te nemen stappen bespreken en daar zo spoedig mogelijk mee verder gaan.

Financien Spirit:

Rien deelt het financieel jaarverslag 2008 uit ter inzage.
Het blijkt dat we een negatief saldo over 2008 hebben van ruim 1000 euro,
dit komt mede door het wegvallen van de subsidie en de gestegen zaalkosten.

Vanuit het bestuur hebben we het volgende voorstel:
We willen de contributie enigszins aanpassen om zo de kosten te kunnen dekken,
want de contributiegelden zijn onze enige inkomsten.

We hebben als bestuur een voorstel gedaan die u binnenkort op de websites
zult kunnen lezen, want dit behoeft nog enige uitwerking.

Colette zal gaan informeren hoe een incasso precies werkt en dan willen we de nieuwe contributie tegelijkertijd met een incasso invoeren in het nieuwe seizoen.
Alle leden zullen hierover tzt van op de hoogte worden gesteld.
Hierbij zullen we dan ook vermelden dat bij problemen van het niet kunnen betalen, dat er contact met het bestuur kan worden opgenomen.

Er moet nog een kascontrole bij Rien worden uitgevoerd, dit zal zeer binnenkort plaats gaan vinden en zal gebeuren door Jerry Hoegee en Berry Sterk.

Rondvraag:

Evelien ziet de selectie vanaf 13 jaar erg teruglopen. Wordt er actief gezocht naar leden?  Er zijn veel oudere leden gestopt met turnen. Annelein denkt dat dit wel weer zal aantrekken, maar dan moeten ze even geduld hebben.

Rien bedankt iedereen voor hun komst naar deze ledenvergadering in De Hoeksteen en tot volgend jaar.